付款发票：是什么，不能证明什么
付款发票由卖方或服务方开具，让买方知道应付多少、付到哪里。其中写明双方、编号和日期、品项及数量和单价、币种、总额、税务处理和银行信息。买方通常不需要在发票上签字：这是一份单方文件。
要了解发票的局限。它不能证明货物已交付、工作已完成或服务已提供，也不一定能证明双方已就价格达成一致。支付发票可能成为同意其条件的证据，但要证明履行，还需要其他文件。
在一些国家，包括俄罗斯，除普通付款发票外，还有一种名称相近的税务文件，即增值税发票。两者用途不同：税务发票用于税务核算，并有法定必备项目。当对方会计要求你发送“发票”时，请先确认是哪一种。
验收单：记录什么
完成工作或提供服务的验收单由双方签署。它回答：具体完成了什么、属于哪个期间、依据哪份合同、金额多少，以及客户是否有异议。签署之后，客户就较难再主张工作未完成，服务方在要求付款时也有了可援引的文件。
如果客户对质量或范围有意见，最好直接写在验收单上，或另行出具附理由的拒绝函。不加保留地签字通常意味着认可结果。许多合同还规定了客户沉默的后果，例如异议期届满后视为已签署验收单。这类条款最好事先在合同中找到。
两份文件如何配合
典型顺序是：合同约定价格和付款方式，服务方完成工作，双方签署验收单，然后开具发票或支付此前已开具的发票。如果是预付款，顺序相反：先开票付款，再完成工作并签验收单。无论哪种情况，都由合同决定哪一份文件构成付款依据。
对于货物，通常用送货单或其他交接文件代替验收单。有些会计体系使用兼具多种功能的通用格式。对方需要哪种文件，最好事先问清楚，而不是在发货之后。
检查清单
发票：双方名称和信息正确；编号和日期；如有合同，注明合同；品项清楚，有数量和单价；币种；税务处理，即税额另加、含在价格内还是不计税；总额与各项相符；付款期限。
验收单：注明合同和期间；所列工作与合同标的一致；金额与合同和发票一致；留有填写异议的位置或注明无异议；双方授权人员签字；签署日期。如有不符，应在签字前更正，而不是之后。
常见错误
发票金额与验收单或合同不一致。验收单日期早于工作实际完成的日期。验收单列出了合同中没有的工作。签字人没有权限。异议只是口头提出，没有任何记录。另一个常见混淆是对账单：它反映某一期间的往来结算余额，并不能证明工作已完成。
如何在 Legal 中完成这项任务
在 JEEKSSHIRE 24 | Legal 的创建板块中，验收单和发票是两种单独的文件类型。创建验收单时，助手会询问依据合同、期间、已完成工作清单、验收情况和金额。创建发票时，会询问发票类型、卖方和买方、品项、数量、单价、币种、税务处理和税率，包括零税率。发票表格中的不含税金额、税额和总额由程序严格按照你提供的数字计算：如果你没有明确写出币种或税务处理方式，Legal 会请你补充，而不会自行填入。双方信息可从已保存资料中插入，文件可保存为 PDF 或 DOCX，也可以在完成的 PDF 上放置手绘签名。创建文件需要付费订阅；税务项目的核对仍由你或你的会计负责。