الفاتورة: ما هي وما الذي لا تثبته
يصدر البائع أو مقدم الخدمة الفاتورة ليعرف المشتري كم يدفع وإلى أين. وتتضمن الأطراف، ورقمًا وتاريخًا، والبنود بكمياتها وأسعارها، والعملة، والإجمالي، والمعاملة الضريبية، والبيانات المصرفية. ولا يحتاج المشتري عادة إلى توقيع الفاتورة، فهي مستند صادر عن طرف واحد.
من المهم فهم حدود الفاتورة. فهي لا تثبت أن البضاعة سُلّمت أو أن العمل أُنجز أو أن الخدمة قُدّمت، ولا تثبت دائمًا أن الطرفين اتفقا على السعر. قد يصبح دفع الفاتورة دليلًا على قبول شروطها، لكن إثبات التنفيذ يحتاج إلى مستندات أخرى.
وفي بعض الدول، ومنها روسيا، يوجد إلى جانب فاتورة الدفع العادية مستند ضريبي باسم مشابه هو الفاتورة الضريبية لضريبة القيمة المضافة. وهما مستندان مختلفان لغرضين مختلفين: فالفاتورة الضريبية تخدم المحاسبة الضريبية ولها بيانات إلزامية. لا تخلط بينهما عندما يطلب منك محاسب الطرف الآخر إرسال فاتورة.
محضر الاستلام: ما الذي يثبته
يوقّع الطرفان كلاهما محضر الأعمال المنجزة أو الخدمات المقدمة. وهو يجيب عن الأسئلة: ما الذي أُنجز تحديدًا، وعن أي فترة، وبموجب أي عقد، وبأي مبلغ، وهل لدى العميل ملاحظات. وبعد توقيعه يصعب على العميل الادعاء بأن العمل لم يُنجز، ويحصل مقدم الخدمة على مستند يستند إليه عند المطالبة بالدفع.
إذا كانت لدى العميل ملاحظات على الجودة أو الحجم فالأفضل أن يدوّنها في المحضر نفسه أو في رفض مسبب مستقل. فالتوقيع من دون تحفظ يعني عادة الموافقة على النتيجة. وتحدد عقود كثيرة ما يحدث إذا سكت العميل، كأن يُعد المحضر موقعًا بعد انقضاء مهلة الملاحظات. ومن الأفضل العثور على هذا البند في العقد مسبقًا.
كيف يعمل المستندان معًا
التسلسل المعتاد كالتالي: يحدد العقد السعر وطريقة الدفع، ثم ينفذ مقدم الخدمة العمل، ثم يوقّع الطرفان المحضر، ثم تصدر الفاتورة أو تُدفع فاتورة صادرة سابقًا. وفي حالة الدفع المسبق ينعكس الترتيب: الفاتورة والدفع أولًا، ثم العمل والمحضر. وفي الحالتين يحدد العقد أي هذه المستندات هو أساس الدفع.
أما في البضائع فيُستخدم بدل المحضر إشعار تسليم أو مستند نقل آخر. وتستخدم بعض أنظمة المحاسبة نماذج موحدة تجمع عدة وظائف. والأفضل أن تسأل الطرف الآخر مسبقًا عن المستند الذي يحتاجه، لا بعد الشحن.
قائمة التحقق
للفاتورة: أسماء الأطراف وبياناتهم صحيحة؛ رقم وتاريخ؛ إحالة إلى العقد إن وجد؛ بنود واضحة بكمياتها وأسعارها؛ العملة؛ المعاملة الضريبية، أي هل الضريبة مضافة إلى السعر أم مشمولة فيه أم غير مستحقة؛ إجمالي يطابق البنود؛ موعد الدفع.
للمحضر: إحالة إلى العقد والفترة؛ قائمة بالأعمال تطابق موضوع العقد؛ مبلغ يطابق العقد والفاتورة؛ مكان للملاحظات أو إشارة إلى عدم وجودها؛ توقيعات أشخاص مفوضين من الطرفين؛ تاريخ التوقيع. وإذا لم يتطابق شيء فصحّح المستند قبل التوقيع لا بعده.
أخطاء شائعة
مبلغ الفاتورة لا يطابق المحضر أو العقد. المحضر مؤرخ قبل الانتهاء الفعلي من العمل. يذكر المحضر أعمالًا غير واردة في العقد. يوقّع المستند شخص لا يملك الصلاحية. تُبدى الملاحظات شفهيًا ولا تُدوَّن في أي مكان. ومن أسباب الخلط أيضًا كشف مطابقة الحسابات: فهو يبيّن رصيد التسويات بين الطرفين عن فترة، ولا يثبت أن العمل قد أُنجز.
كيف تنجز هذه المهمة في Legal
في JEEKSSHIRE 24 | Legal يُعد المحضر والفاتورة نوعين مستقلين من المستندات في قسم الإنشاء. عند إعداد المحضر يسأل المساعد عن العقد الأساسي والفترة وقائمة الأعمال المنجزة والاستلام والمبالغ. وعند إعداد الفاتورة يسأل عن نوعها، والبائع والمشتري، والبنود، والكمية، والسعر، والعملة، والمعاملة الضريبية والنسبة، بما في ذلك النسبة الصفرية. ويحسب البرنامج جدول الفاتورة بالمبالغ قبل الضريبة والضريبة والإجمالي من أرقامك أنت فقط: فإذا لم تذكر العملة أو المعاملة الضريبية صراحة، يطلب Legal توضيحها ولا يملؤها من عنده. تُدرج بيانات الأطراف من الملفات المحفوظة، ويُحفظ المستند بصيغة PDF أو DOCX، ويمكن وضع توقيع مرسوم على ملف PDF الجاهز. إنشاء المستندات متاح ضمن اشتراك مدفوع، ويبقى التحقق من البيانات الضريبية عليك أو على محاسبك.