Счёт: что это и чего он не доказывает
Счёт выставляет продавец или исполнитель, чтобы покупатель знал, сколько и куда платить. В нём указывают стороны, номер и дату, перечень позиций с количеством и ценой, валюту, итог, налоговый режим и банковские реквизиты. Подпись покупателя на счёте обычно не нужна: это односторонний документ.
Важно понимать границы счёта. Он не подтверждает, что товар передан, работа выполнена или услуга оказана, и не всегда доказывает, что стороны договорились о цене. Оплата счёта может стать доказательством согласия с условиями, но для подтверждения исполнения нужны другие документы.
В ряде стран, в том числе в России, кроме обычного счёта на оплату существует налоговый документ со сходным названием — счёт-фактура. Это разные документы с разной целью: счёт-фактура нужен для налогового учёта и имеет обязательные реквизиты. Не путайте их, когда бухгалтер другой стороны просит прислать «счёт».
Акт: что он фиксирует
Акт выполненных работ или оказанных услуг подписывают обе стороны. Он отвечает на вопрос, что именно сделано, за какой период, по какому договору и на какую сумму, и есть ли у заказчика замечания. После подписания акта заказчику сложнее заявить, что работа не выполнена, а у исполнителя появляется документ, на который он может сослаться, требуя оплату.
Если у заказчика есть претензии к качеству или объёму, их лучше записать прямо в акте или в отдельном мотивированном отказе. Подпись без оговорок обычно означает согласие с результатом. Многие договоры описывают, что будет, если заказчик промолчал: например, акт считается подписанным по истечении срока на замечания. Такое условие стоит найти в договоре заранее.
Как документы работают вместе
Типичная последовательность выглядит так: договор устанавливает цену и порядок оплаты, исполнитель выполняет работу, стороны подписывают акт, затем выставляется счёт или оплачивается ранее выставленный. При предоплате порядок обратный: сначала счёт и оплата, потом работа и акт. В обоих случаях именно договор определяет, что из этого является основанием для платежа.
Для товаров вместо акта используется накладная или иной передаточный документ. В некоторых системах учёта стороны применяют универсальные формы, совмещающие несколько функций. Какой документ нужен вашему контрагенту, лучше уточнить у него заранее, а не после отгрузки.
Чек-лист: что проверить
Для счёта: верные наименования и реквизиты сторон; номер и дата; ссылка на договор, если он есть; понятные позиции с количеством и ценой; валюта; налоговый режим — налог сверх цены, включён в цену или не начисляется; итог сходится с позициями; срок оплаты.
Для акта: ссылка на договор и период; перечень выполненного, совпадающий с предметом договора; сумма, совпадающая с договором и счётом; место для замечаний или отметка об их отсутствии; подписи уполномоченных лиц с обеих сторон; дата подписания. Если что-то не совпадает, исправьте документ до подписи, а не после.
Частые ошибки
Сумма в счёте не совпадает с актом или договором. Акт датирован раньше, чем работа фактически закончена. В акте перечислены работы, которых нет в договоре. Документ подписал человек без полномочий. Замечания высказаны устно и нигде не зафиксированы. Ещё одна путаница — акт сверки: он показывает состояние взаиморасчётов за период и не подтверждает, что работа выполнена.
Как решить эту задачу в Legal
В JEEKSSHIRE 24 | Legal акт и счёт — отдельные виды документа в разделе создания. Для акта помощник спросит договор-основание, период, перечень выполненного, приёмку и суммы. Для счёта — тип счёта, продавца и покупателя, позиции, количество, цену, валюту, налоговый режим и ставку, включая нулевую. Таблицу счёта с суммами без налога, налогом и итогом считает программа строго по вашим цифрам: если валюта или налоговый режим не названы вами явно, Legal попросит их уточнить, а не подставит сам. Реквизиты подставляются из сохранённых профилей, документ сохраняется в PDF или DOCX, а на готовый PDF можно поставить графическую подпись. Создание документов доступно в платной подписке; проверка налоговых реквизитов остаётся за вами или бухгалтером.