Что на самом деле представляет собой картинка подписи
Изображение подписи — нарисованное от руки на экране или вырезанное из скана — легко скопировать и вставить в любой документ. Поэтому само изображение мало что доказывает: оно показывает, как выглядит подпись, но не подтверждает, что её поставил именно этот человек и что текст после этого не меняли. Этим оно отличается от электронной подписи, которая технически связывает подписанта с конкретной версией документа.
В российском праве, например, различают простую, усиленную неквалифицированную и квалифицированную электронную подпись, а для документов в простой письменной форме закон допускает факсимиле и иные аналоги собственноручной подписи, если это предусмотрено законом или соглашением сторон. Во многих других странах электронные подписи тоже признаются, но их доказательная сила зависит от способа подписания и обстоятельств.
Когда это обычно работает
Вставленное изображение подписи чаще всего не вызывает проблем в повседневных сделках между знакомыми сторонами, если в договоре или в отдельном соглашении сказано, что стороны признают документы, подписанные таким способом и отправленные с указанных адресов электронной почты. Тогда спор о подлинности сводится к простому вопросу: было ли письмо отправлено с согласованного адреса. Если такой пункт уже есть в подписанном рамочном договоре, на него можно ссылаться в последующих заявках, спецификациях и дополнительных соглашениях.
Помогают и последующие действия. Если сторона получила подписанный договор, приступила к работе, оплатила счёт или подписала акт, ей сложнее утверждать, что договор не был заключён. Сохраняйте переписку, в которой отправлялся и подтверждался документ.
Когда картинки недостаточно
Картинка не подходит, если закон требует особую форму: нотариальное удостоверение, государственную регистрацию, квалифицированную электронную подпись для подачи в государственные органы или определённые виды трудовых и кадровых документов. Не стоит полагаться на неё и в крупных сделках, если другая сторона незнакома или может впоследствии отрицать участие. Банки, госорганы и многие контрагенты имеют собственные требования и могут просто не принять такой документ.
Риск выше и тогда, когда изображение подписи ставит не сам подписант, а кто-то от его имени без письменного поручения. В споре придётся доказывать, что человек согласился с текстом.
Если договор с картинкой подписи прислали вам
Оцените, насколько важна сделка. Проверьте, что файл пришёл с адреса, указанного в договоре или известного по прошлой переписке, что подписант уполномочен, и что текст совпадает с согласованной версией: сравните весь документ с последним проектом, а не только первую и последнюю страницы. Ответьте письмом, подтверждающим получение подписанного экземпляра. Для существенных сделок попросите оригинал или подписание электронной подписью.
Как снизить риск спора: чек-лист
Включите в договор пункт об обмене документами по электронной почте или через согласованный сервис и перечислите адреса сторон. Отправляйте итоговую версию в PDF, чтобы текст не менялся незаметно. Проверяйте, что подписант уполномочен подписывать от имени организации. Сохраняйте письма с вложениями и подтверждениями получения. Договоритесь об обмене оригиналами с собственноручной подписью, если документ важен. Для документов с обязательной формой заранее выясните, какой способ подписания требуется, и используйте его.
Как решить эту задачу в Legal
В JEEKSSHIRE 24 | Legal подпись рисуется мышью или трекпадом в одном из трёх цветов: можно отменить штрих или очистить поле, затем вставить подпись на нужную страницу и изменить её размер, фон остаётся прозрачным. Чтобы сохранить исходные страницы, откройте PDF до 15 МБ в режиме исходного PDF, в том числе скан без распознанного текста. Это графическое изображение рукописной подписи, а не квалифицированная электронная подпись: Legal не подтверждает личность подписанта и не делает документ юридически значимым сам по себе. Значение такой подписи определяют соглашение сторон и применимое право, поэтому для документов с особой формой выбирайте подходящий способ подписания.