لماذا تحتاج إلى المطالبة ومتى تكون إلزامية
للمطالبة وظيفتان. الأولى عملية: كثير من النزاعات ينتهي بعد رسالة واضحة تُظهر أن الطلب له أساس وأنك مستعد للمضي أبعد. والثانية إجرائية: في بعض النزاعات يشترط القانون أو العقد إرسال مطالبة أولًا وانتظار الرد، ومن دون هذه الخطوة قد ترفض المحكمة النظر في الدعوى.
في روسيا مثلًا يكون الإجراء السابق للدعوى إلزاميًا كقاعدة عامة في كثير من النزاعات المالية بين الشركات ورواد الأعمال، والمهلة العامة لانتظار الرد هناك ثلاثون يومًا تقويميًا ما لم يحدد القانون أو العقد مدة أخرى. وتخضع نزاعات المستهلكين والدول الأخرى لقواعد مختلفة. لذلك ابدأ بفتح العقد: فهو كثيرًا ما يحدد مهلة الرد وعناوين المراسلة والطرق المقبولة للإرسال.
ما الذي يجب أن تتضمنه المطالبة
ابدأ بالترويسة: إلى من توجَّه المطالبة، والاسم الكامل للمرسل إليه أو اسم الشركة، وعنوانه الوارد في العقد أو في السجل الرسمي، ومن المرسل وكيف يمكن التواصل معه. اذكر التاريخ، ورقمًا صادرًا إذا كنت تمسك سجلًا للمراسلات.
ثم بيّن الأساس: العقد بتاريخه ورقمه، أو الفاتورة، أو محضر الاستلام، أو إشعار التسليم، أو أي مستند آخر نشأ عنه الالتزام. اعرض الوقائع بالترتيب ومن دون أحكام: ما الذي كان يجب أن يحدث ومتى، وما الذي حدث فعلًا، وما الرسائل التي تبادلها الطرفان من قبل. ومن الأفضل أن تدعم كل واقعة بإحالة إلى مستند ترفقه.
صغ الطلب بحيث يمكن تنفيذه: دفع مبلغ محدد، أو إصلاح العيوب قبل تاريخ معين، أو رد الدفعة المقدمة، أو تسليم البضاعة. وإذا كنت تطالب بمال فأرفق الحساب: أصل الدين، ومدة التأخير، والغرامة وفق العقد أو القانون، والإجمالي، واذكر البيانات المصرفية للسداد.
حدد مهلة للرد أو للتنفيذ، واذكر بهدوء الخطوة التالية إذا لم يُلبَّ الطلب، مثل اللجوء إلى المحكمة. التهديد والعبارات الانفعالية لا تقوّي المطالبة، بل قد تعيق التسوية. ثم وقّع المستند: عن الشركة يوقّع المدير أو ممثل بموجب وكالة، ويستحسن إرفاق نسخة منها.
قائمة التحقق قبل الإرسال
راجع القائمة: المرسل إليه وعنوانه يطابقان العقد أو السجل؛ توجد إحالة إلى العقد والمستندات المؤيدة؛ الوقائع مرتبة حسب التواريخ؛ الطلب محدد وقابل للتنفيذ؛ المبلغ مقسّم إلى دين وغرامة وإجمالي بصيغ واضحة؛ مهلة الرد ليست أقصر مما يقرره القانون أو العقد؛ المرفقات مذكورة؛ المستند موقّع ممن يملك الصلاحية؛ وتحتفظ بنسخة لديك.
أعد قراءة الحساب منفصلًا. الخطأ في المبلغ أو في مدة التأخير سبب شائع يدفع الطرف الآخر إلى الطعن في المطالبة كلها. وإذا كانت الغرامة محسوبة وفق بند في العقد فاقتبس البند نفسه بدل إعادة صياغته.
كيف ترسلها وتثبت الإرسال
تتوقف قيمة المطالبة إلى حد كبير على قدرتك لاحقًا على إثبات وصولها. استخدم الطريقة التي ينص عليها العقد. فإن سكت العقد، فمن الخيارات الشائعة البريد المسجل مع قائمة بمحتويات المظروف وإشعار بالاستلام، إذ تُظهر القائمة ما كان داخل المظروف. ويصلح أيضًا التسليم باليد مقابل توقيع على نسختك، أو التوصيل عبر شركة شحن مع إثبات الاستلام.
يصلح البريد الإلكتروني إذا أجاز العقد صراحة المراسلة على العناوين المحددة. وفي هذه الحالة احتفظ بالرسالة المرسلة مع مرفقها وبأي رد يصلك. واحفظ كل الإيصالات وأرقام التتبع والنسخ، فهي ستكون أدلة في النزاع.
أخطاء شائعة
تُرسل المطالبة إلى غير الشخص المعني أو إلى عنوان قديم. يكون الطلب مبهمًا، مثل الاكتفاء بطلب حل المشكلة. لا يوجد حساب، أو لا يتطابق مع المستندات. تكون مهلة الرد أقصر من المهلة التعاقدية، فتعتبر المحكمة أن الإجراء لم يُستوفَ. يظهر طلب جديد في الدعوى فقط مع أنه لم يرد في المطالبة. وكل هذه الأخطاء يمكن تجنبها بمطابقة النص مع العقد بعناية قبل الإرسال.
كيف تنجز هذه المهمة في Legal
في JEEKSSHIRE 24 | Legal تُعد المطالبة نوعًا مستقلًا من المستندات في قسم الإنشاء. صف الموقف بكلمات عادية، واختر الدولة والمنطقة ودورك: يطرح المساعد أسئلة توضيحية عن العقد والوقائع والمبلغ والمهلة، وتبقى البيانات غير المعروفة حقولًا للتعبئة ولا يتم اختلاقها. ويمكن إدراج بيانات الأطراف من الملفات المحفوظة. تُفتح المسودة في المحرر حيث يسهل تعديلها وحفظها بصيغة PDF أو DOCX. إنشاء المستندات القانونية متاح ضمن اشتراك مدفوع. ويجب التحقق من المسودة ومن القواعد التي يجدها المساعد: فهذا ليس رأي محامٍ ولا ضمانًا لنتيجة النزاع.