为什么需要索赔函，何时是必需的
索赔函有两个作用。第一是实际作用：许多争议在对方收到一封清晰的信函后就得到解决，因为信中能看出请求有依据，而且你准备进一步行动。第二是程序作用：对于某些争议，法律或合同要求先发出索赔函并等待答复，缺少这一步，法院可能不受理起诉。
以俄罗斯为例，企业和个体经营者之间的许多金钱争议原则上必须先经过诉前程序，一般的等待答复期限为三十个日历日，除非法律或合同另有规定。消费者争议以及其他国家适用不同规则。因此，第一步是打开合同：合同中往往写明了答复期限、通知地址和允许的寄送方式。
索赔函应包含的内容
先写抬头：收件人是谁，其完整名称或姓名，合同或官方登记中的地址，发函人是谁以及联系方式。注明日期，如有登记制度，再写上发文编号。
然后说明依据：注明日期和编号的合同、发票、验收单、送货单或其他产生义务的文件。按时间顺序、不带评价地陈述事实：应当在何时发生什么，实际发生了什么，此前已有哪些往来信函。每一项陈述最好都对应一份随函附上的文件。
请求要写得可以执行：支付具体金额、在某日前消除缺陷、退还预付款、交付货物。如果要求付款，请附上计算：本金、逾期期间、依合同或法律计算的违约金以及总额，并写明收款银行信息。
写明答复或履行的期限，并平静地说明如果请求未被满足将采取的下一步，例如向法院起诉。威胁和情绪化的措辞不会增强索赔函的效力，有时反而妨碍和解。最后签字：公司由负责人或持授权书的代表签署，最好附上授权书复印件。
寄出前的检查清单
逐项核对：收件人及地址与合同或登记一致；引用了合同和依据文件；事实按日期陈述；请求具体且可执行；金额分为本金、违约金和总额，公式清楚；答复期限不短于法律或合同规定；列明附件；有签字且签字人有权限；自己保留一份副本。
请单独再核对一遍计算。金额或逾期期间出错，常常成为对方否认整份索赔函的理由。如果违约金依据合同条款计算，请直接引用条款原文，而不是转述。
如何寄送并证明已寄送
索赔函的价值在很大程度上取决于你日后能否证明对方已收到。请使用合同约定的方式。如果合同没有约定，常见做法是挂号信，附内件清单和回执，这样可以证明信封里装的是什么。当面递交并请对方在副本上签收，或使用带签收记录的快递，也都可行。
只有在合同明确允许通过指定地址进行通信时，电子邮件才适用。此时请保存带附件的已发送邮件以及对方的回复。所有收据、追踪编号和副本都要保存，在争议中它们就是证据。
常见错误
索赔函寄给了错误的人或旧地址。请求表述含糊，例如只要求对方解决问题。没有计算，或计算与文件不符。答复期限短于合同约定，法院因此认为未履行程序。起诉时才提出索赔函中从未出现过的新请求。只要在寄出前将信函与合同仔细核对，这些错误都可以避免。
如何在 Legal 中完成这项任务
在 JEEKSSHIRE 24 | Legal 的创建板块中，索赔函是一种单独的文件类型。用平常的话描述情况，选择国家、地区和你的角色：助手会就合同、事实、金额和期限提出追问，未知信息会标记为待填写字段，而不会被编造。双方信息可从已保存的资料中插入。草稿会在编辑器中打开，你可以修改并保存为 PDF 或 DOCX。创建法律文件需要付费订阅。草稿和助手找到的规范都需要核实：这不是律师意见，也不保证争议的结果。