أتمتة العمليات التجارية للشركات

أتمتة العمليات التجارية تعني أن تنتقل الإجراءات المتكررة من الموظفين إلى النظام: تنتقل البيانات وحدها بين CRM والمستودع والبريد وتطبيقات المراسلة، وتُرسل الحالات دون تذكير، ويُجمع التقرير دون نسخ يدوي. تتولى JEEKSSHIRE 24 الدورة كاملة، من دراسة العملية إلى الربط بين الأنظمة والاستلام والدعم. وتحصل كل عملية مؤتمتة على طابور وإعادة محاولة وسجل، فتراها كاملة بدلاً من الاعتماد على روايات المنفذين.

ما الذي نؤتمته في العمليات الإدارية والتجارية

نبدأ بالإجراءات التي يكررها الموظفون يومياً والتي تكثر فيها الأخطاء. ومن الأمثلة المعتادة:

• الطلبات: يصل الاستفسار من الموقع أو تطبيق المراسلة أو البريد إلى CRM فوراً مع مسؤول وموعد.
• المستندات: تُنشأ الفواتير والعقود ومحاضر التسليم من بيانات النظام وفق قوالب بدلاً من إعادة كتابتها.
• التقارير: تُجمع الأرقام من عدة مصادر تلقائياً وتصل في الوقت المحدد.
• الإشعارات: يتلقى العميل والفريق حالة الطلب أو المهمة دون رسائل يدوية.
• المطابقة: تُقارن المخزونات والمدفوعات والطلبات بين الأنظمة، وتظهر الفروق فوراً.
• الموافقات: يمر المستند عبر سلسلة المسؤولين، ويُحفظ تاريخ القرارات في سجل.

من يحتاج إلى أتمتة العمليات حسب الطلب

تؤدي الخدمات الجاهزة المهام القياسية جيداً. أما الأتمتة حسب الطلب فتلزم عندما تمتد العملية عبر عدة أنظمة لا تتواصل فيما بينها، أو عندما يفرض الحل الجاهز تعديل طريقة العمل لتناسبه. يساعدك دليل برنامج جاهز أم تطوير حسب الطلب على اختيار الطريق الأجدى.

• يفقد قسم المبيعات الطلبات بين الموقع وتطبيقات المراسلة وCRM.
• تطابق المحاسبة والمستودع البيانات يدوياً في جداول.
• تنتظر الإدارة تقريراً يقضي أحدهم نصف يوم في إعداده.
• يسأل العملاء عن الحالة لأن أحداً لا يرسلها إليهم.
• تتابع فرق اللوجستيات والخدمة الطلبات في عدة نوافذ في آن واحد.

كيف يسير مشروع أتمتة العمليات التجارية

1. دراسة العملية: نرى كيف يجري العمل فعلاً، وأين يضيع الوقت والمال، وما الأنظمة المشاركة، وما الذي يُعد نتيجة.
2. الحل والحلقة الأولى: نقترح أبسط حل ممكن، ونختار جزءاً واحداً يقدّم الفائدة أولاً.
3. الربط بين الأنظمة: نصل الأنظمة عبر API وطوابير وتحقق من البيانات الواردة، ونضيف إعادة المحاولة والسجل.
4. الاختبار والاستلام: نشغّل العملية على بيانات حقيقية مع موظفيك، ويجتاز البناء والاختبارات قبل كل إصدار.
5. الإطلاق والمراقبة: نفعّل تنبيهات الأعطال، ثم نوسّع الأتمتة إلى الأجزاء التالية.

إن لم تكن العملية موصوفة بعد، فاستعن بدليل متطلبات البرمجيات، ولطريقة قبول العمل المنجز راجع دليل استلام المشروع البرمجي.

ما الذي يحصل عليه العميل

• أتمتة تعمل في بيئة الإنتاج ومدمجة في أنظمتك.
• الشيفرة المصدرية وحقوقها.
• وصفاً لبنية عمليات الربط وطريقة إصدارها وتعديلها.
• سجلاً للعمليات وإعادة المحاولة وتنبيهات عند الأعطال.
• نسخاً احتياطية من البيانات التي تنتجها الأتمتة.
• الدعم والتطوير وفق الاتفاق، والتفاصيل في صفحة صيانة وتطوير البرمجيات.

تجربتنا: العمليات داخل Wallet وموقع JEEKSSHIRE 24

في Wallet، محفظتنا لدفع قيمة الخدمات الرقمية الأجنبية، يمر الطلب دون تدخل يدوي: يُقبل الدفع، ويدخل التنفيذ في طابور بحالات واضحة، وإذا تعذّر تنفيذ الطلب يُعاد المبلغ تلقائياً. ومزودو الدفع مفصولون حسب الدول، وتُحسب المبالغ على الخادم، ويرى العميل النتيجة وسجل طلباته.

ويعمل موقع JEEKSSHIRE 24 بالمبدأ نفسه: تُبنى النسخ الروسية والإنجليزية والصينية والعربية بمولّد من مصدر واحد بدلاً من تعديل كل نسخة يدوياً، وتصل الطلبات المرسلة من النموذج إلى فريقنا. وننقل هذه الأساليب، أي الطوابير والحالات والاسترداد التلقائي والبناء من مصدر واحد، إلى عمليات عملائنا.

ربط CRM وأنظمة المحاسبة وتطبيقات المراسلة عبر API

معظم الأتمتة في جوهرها ربط دقيق بين الأنظمة. نربط:

• نظام CRM مع الموقع والنماذج وتطبيقات المراسلة والهاتف؛
• أنظمة ERP والمحاسبة والمستودع؛
• تطبيقات المراسلة مثل Telegram وWhatsApp للطلبات والإشعارات؛
• البريد والجداول ومخازن الملفات؛
• خدمات الدفع والصندوق ومطابقة المدفوعات؛
• الخدمات الداخلية والخارجية عبر تكامل API مخصص.

إذا لم يكن للنظام API، نبحث عن طريق موثوق آخر: تصدير مجدول، أو صندوق بريد يُحلَّل، أو قاعدة بيانات وسيطة. وعندما يحتاج الموظفون أو العملاء إلى واجهة داخل تطبيق المراسلة نفسه، نربط العملية مع بوت Telegram.

أتمتة الأعمال بالذكاء الاصطناعي

تعمل القواعد جيداً مع البيانات المنظمة. أما حين يكون المُدخل نصاً حراً، مثل رسالة عميل أو عقد ممسوح ضوئياً أو طلب دعم، فنضيف الذكاء الاصطناعي: يقرأ النص، ويستخرج الحقول المطلوبة، ويمررها إلى العملية المعتادة.

تبقى القرارات المهمة بيد الإنسان، ويظهر كل إجراء للذكاء الاصطناعي في السجل. وإذا كانت المهمة أوسع، كالإجابة من قاعدة المعرفة أو تنفيذ خطوات العمل ذاتياً، فاطّلع على تطوير وكلاء الذكاء الاصطناعي.

الأتمتة أم RPA أم وكيل الذكاء الاصطناعي: مقارنة

نفضّل التكامل المباشر لأنه أسهل في الصيانة، ونستخدم RPA جسراً مؤقتاً، والذكاء الاصطناعي حيث لا غنى عن فهم النص.

المدة وكيف تقيس أثر الأتمتة

تستغرق الأتمتة الصغيرة، مثل تبادل البيانات بين نظامين أو تقرير كان يُعد يدوياً، عادةً من أسبوع إلى عدة أسابيع. أما العملية الكبيرة فنقسمها إلى حلقات تُطلق تباعاً لتظهر الفائدة الأولى أبكر. ونحدد المدة والكلفة الدقيقتين بعد دراسة العملية.

نقيس الأثر على بياناتك قبل الإطلاق وبعده: الوقت لكل عملية، وعدد الخطوات اليدوية، والطلبات الضائعة، وأخطاء النقل، وسرعة الرد على العملاء. وتجد كل خدماتنا في صفحة تطوير البرمجيات.